Manajamen Proyek
Proyek adalah usaha terkoordinasi, menggunakan kombinasi manusia,
teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik
dalam jangka waktu tertentu.
Manajemen Proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat-alat
dan teknik untuk merancang aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka
mencapai tujuan proyek
Kendala dalam proyek
Manajer Proyek bertanggung jawab untuk mencapai tujuan proyek, melalui
:
1.
Identifikasi
kebutuhan proyek
2.
Membangun
atau mendefinisikan tujuan proyek dengan jelas (dan dapat dicapai)
3.
Menyeimbangkan
permintaan kualitas yang diinginkan
dengan batasan proyek, waktu dan biaya
Stakeholders adalah orang-orang yang terlibat atau dipengaruhi oleh
aktivitas proyek.
9 Knowledge Area
Knowledge Area adalah kompetensi utama yang harus dikembangkan
oleh manajer proyek, terdapat 9 knowledge area , antara lain :
1.
Project
integration management kompetensi untuk mengintegrasikan berbagai elemen dari
manajemen proyek.
2.
Project
scope management kompetensi untuk mendefinisikan dan mengelola semua pekerjaan
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan baik
3.
Project
time management kompetensi untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan guna
menyelesaikan proyek, membuat jadwal proyek yang wajar dan menjamin ketepatan
waktu dalam menyelesaikan proyek
4.
Project
cost management kompetensi untuk persiapan dan pengelolaan budget proyek
5.
Project
quality management kompetensi untuk menjamin bahwa proyek yang dilakukan akan
memuaskan dan memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati sebelumnya.
6.
Project
human resources management kompetensi yang berkaitan dengan efektivitas
menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek.
7.
Project
communication management; kompetensi untuk membuat, mengumpulkan, menyebarkan
dan menyimpan informasi proyek
8.
Project
risk management; kompetensi untuk menidentifikasi, menganalisis dan merespon
resiko-resiko yang berkaitan dengan proyek yang dikerjakan.
9.
Project
procurement management; kompetensi untuk memperoleh barang-barang dan servis
untuk mendukung pelaksanaan proyek baik dari dalam maupun dari luar organisasi
Peran Manajer Proyek adalah sebagai mediator antara proyek dan
stakeholders dan Bertanggung jawab akan kesuksesan proyek sejak perencanaan,
pelaksanaan proyek hingga penutupan/penyelesaian proyek
Relasi Proyek dan Sistem
·
System
philosophy digunakan oleh top manajemen untuk memahami bagaimana keterkaitan
proyek dgn organisasi secara menyeluruh.
·
System
analysis digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan dengan memanfaatkan
pendekatan problem solving.
·
System
management digunakan untuk mengidentifikasi bisnis utama, teknologi dan isu
organisasi yang berkaitan dengan setiap proyek dalam rangka mengidentifikasi ,
memuaskan stakeholders dan melakukan yang terbaik bagi organisasi secara
menyeluruh.
Struktur organisasi
— Struktur
organisasi fungsional
Berbentuk hirarki,
manager dari setiap fungsional memiliki staf dengan keahlian khusus seperti
bagian rekayasa, manufaktur, IT, SDM,dsb, dan manajer tsb harus memberikan
laporan pada CEO
— Struktur
organisasi proyek
Berbentuk hirarki,
namun yang memberikan laporan pada CEO adalah manajer program, bukan manajer
fungsional
— Struktur
organisasi matriks
Merepresentasi
gabungan antara struktur organisasi proyek dan struktur organisasi
fungsional. Setiap orang harus
memberikan laporan pada manajer fungsional dan satu/lebih manajer proyek. Setiap manajer proyek memiliki staf dengan
beraneka keahlian fungsional.
Budaya organisasi adalah asumsi, nilai dan tingkah laku bersama yang
menjadi karakteristik fungsi organisasi. Karakteristik budaya organisasi yang
menguntungkan proyek adalah organisasi yang memiliki kriteria tinggi terhadap
rasa kepemilikan, kerja sama, kontrol, reward, punya fokus yang mantap dan
mengakomodasi perubahan,
Project life cycle adalah himpunan fase-fase proyek, yang
menghubungkan awal proyek dengan akhir proyek
Project life cycle mendefinisikan pekerjaan yang harus dilakukan
dalam tiap fase, mendefinisikan produk yang harus dihasilkan dalam tiap fase,
kapan, siapa yang terlibat dan bagaimana pihak manajemen organisasi akan
mengendalikan dan menyetujui hasil pekerjaan dalam tiap fase
Grup Proses Manajemen Proyek terdiri atas :
1.
Inisiasi
Proyek
2.
Perencanaan
Proyek
3.
Eksekusi Proyek
4.
Kontrol
Proyek
5.
Penutupan/Akhir
Proyek
Manajemen Integrasi Proyek adalah tiang penyangga yang mempengaruhi dan
dipengaruhi oleh seluruh knowledge area dalam Manajemen Proyek dan melibatkan
koordinasi seluruh knowledge area dalam project life cycle
Proses utama dalam manajemen
integrasi proyek
1. Membangun
Project Charter
Project Charter
adalah dokumen formal yang
menyatakan keberadaan sebuah proyek dan memberikan arahan akan tujuan dan manajemen
proyek.
2. Membangun
Preliminary Scope Statement
Preliminary
Scope Statement adalah scope
statement awal yang dibangun selama inisiasi proyek agar seluruh tim proyek
dapat segera memulai diskusi pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan proyek
sesuai dengan ruang lingkup proyek
3. Membangun
Project Management Plan
Project
management plan adalah dokumen
yang dapat digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek
4. Mengarahkan
dan mengelola ekseskusi proyek
Eksekusi Proyek adalah tahap
melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan
5. Monitoring
& Kontroling proyek
Output penting dari proses ini adalah
rekomendasi tindakan korektif atau preventif.
Korektif dalam rangka meningkatkan kinerja proyek, preventif dalam
rangka mereduksi probabilitas konsekuensi negatif yang berkaitan dgn resiko
proyek
6. Melakukan
dan mengendalikan perubahan proyek secara terintegrasi
Memperhitungkan faktor-faktor yang
mengakibatkan perubahan dalam rangka menjamin bahwa perubahan akan membawa
keuntungan (cross cek scope, time, cost & quality)
7. Menutup
Proyek
Mengakhiri semua aktivitas dan
menyampaikan hasil kerja proyek (tuntas/tidak) pada orang yang tepat
-
prosedur administratif penutupan
-
prosedur penutupan kontrak
-
produk akhir
-
organizational process asset updates
Sistem control perubahan adalah
proses yang terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana
dokumen-dokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah
Ruang Lingkup Proyek adalah
acuan semua pekerjaan yang termasuk harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan
produk proyek, beserta proses-proses yang dilakukan untuk membuat produk yang
dimaksud.
Ruang Lingkup/ Batasan Proyek
mendefinisikan apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak akan dikerjakan
dalam proyek .
Identifikasi Proyek Potensial
1. Kebanyakan
organisasi mengikuti proses perencanaan dalam memilih proyek IT
2. Membangun
Rencana strategis IT berdasarkan rencana strategis organisasi secara
menyeluruh.
3. Analisis
Area Bisnis
4. Mendefinisikan
proyek yang potensial
5. Memilih
proyek IT dan menempatkan sumber daya yang dibutuhkan
