Showing posts with label Manajemen Proyek Teknologi Informasi. Show all posts
Showing posts with label Manajemen Proyek Teknologi Informasi. Show all posts

Sunday, March 31, 2013

Manajemen Proyek Teknologi Informasi


Manajamen Proyek
Proyek adalah usaha terkoordinasi, menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu.
Manajemen Proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat-alat dan teknik untuk merancang aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek
Kendala dalam proyek
http://www.tecintel.com/images/tripleconstraint.gif
Manajer Proyek bertanggung jawab untuk mencapai tujuan proyek, melalui :
1.       Identifikasi kebutuhan proyek
2.       Membangun atau mendefinisikan tujuan proyek dengan jelas (dan dapat dicapai)
3.       Menyeimbangkan permintaan kualitas yang diinginkan   dengan batasan proyek, waktu dan biaya

Stakeholders adalah orang-orang yang terlibat atau dipengaruhi oleh aktivitas proyek.
9 Knowledge Area
Knowledge Area adalah kompetensi utama yang harus  dikembangkan  oleh manajer proyek, terdapat 9 knowledge area  , antara lain :
1.       Project integration management kompetensi untuk mengintegrasikan berbagai elemen dari manajemen proyek.
2.       Project scope management kompetensi untuk mendefinisikan dan mengelola semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan baik
3.       Project time management kompetensi untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan guna menyelesaikan proyek, membuat jadwal proyek yang wajar dan menjamin ketepatan waktu dalam menyelesaikan proyek
4.       Project cost management kompetensi untuk persiapan dan pengelolaan budget proyek
5.       Project quality management kompetensi untuk menjamin bahwa proyek yang dilakukan akan memuaskan dan memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati sebelumnya.
6.       Project human resources management kompetensi yang berkaitan dengan efektivitas menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek.
7.       Project communication management; kompetensi untuk membuat, mengumpulkan, menyebarkan dan menyimpan informasi proyek
8.       Project risk management; kompetensi untuk menidentifikasi, menganalisis dan merespon resiko-resiko yang berkaitan dengan proyek yang dikerjakan.
9.       Project procurement management; kompetensi untuk memperoleh barang-barang dan servis untuk mendukung pelaksanaan proyek baik dari dalam maupun dari luar organisasi

Peran Manajer Proyek adalah sebagai mediator antara proyek dan stakeholders dan Bertanggung jawab akan kesuksesan proyek sejak perencanaan, pelaksanaan proyek hingga penutupan/penyelesaian proyek
Relasi Proyek dan Sistem
·         System philosophy digunakan oleh top manajemen untuk memahami bagaimana keterkaitan proyek dgn organisasi secara menyeluruh.
·         System analysis digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan dengan memanfaatkan pendekatan problem solving.
·         System management digunakan untuk mengidentifikasi bisnis utama, teknologi dan isu organisasi yang berkaitan dengan setiap proyek dalam rangka mengidentifikasi , memuaskan stakeholders dan melakukan yang terbaik bagi organisasi secara menyeluruh.

Struktur organisasi
  Struktur organisasi fungsional
                Berbentuk hirarki, manager dari setiap fungsional memiliki staf dengan keahlian khusus seperti bagian rekayasa, manufaktur, IT, SDM,dsb, dan manajer tsb harus memberikan laporan pada CEO
http://www.tensteppb.com/PMBOKgraphics/CH02/FIG2-07-%5bConverted%5d.jpg
  Struktur organisasi proyek
                Berbentuk hirarki, namun yang memberikan laporan pada CEO adalah manajer program, bukan manajer fungsional
http://rds.yahoo.com/_ylt=A0S020uDvptJ_m8BLFujzbkF/SIG=13eqgo3d3/EXP=1235030019/**http%3A/www.projectmanagementcertification.org/managernotes/organizational_structure-13.gif
  Struktur organisasi matriks
                Merepresentasi gabungan antara struktur organisasi proyek dan struktur organisasi fungsional.  Setiap orang harus memberikan laporan pada manajer fungsional dan satu/lebih manajer proyek.  Setiap manajer proyek memiliki staf dengan beraneka keahlian fungsional.
http://rds.yahoo.com/_ylt=A0S0204tv5tJ3sQAVbqjzbkF/SIG=12gitmfca/EXP=1235030189/**http%3A/www.visitask.com/EBimg/sample-matrix-organization.jpg

Budaya organisasi adalah asumsi, nilai dan tingkah laku bersama yang menjadi karakteristik fungsi organisasi. Karakteristik budaya organisasi yang menguntungkan proyek adalah organisasi yang memiliki kriteria tinggi terhadap rasa kepemilikan, kerja sama, kontrol, reward, punya fokus yang mantap dan mengakomodasi perubahan,
Project life cycle adalah himpunan fase-fase proyek, yang menghubungkan awal proyek dengan akhir proyek
Project life cycle mendefinisikan pekerjaan yang harus dilakukan dalam tiap fase, mendefinisikan produk yang harus dihasilkan dalam tiap fase, kapan, siapa yang terlibat dan bagaimana pihak manajemen organisasi akan mengendalikan dan menyetujui hasil pekerjaan dalam tiap fase
Grup Proses Manajemen Proyek terdiri atas :
1.       Inisiasi Proyek
2.       Perencanaan Proyek
3.       Eksekusi Proyek
4.       Kontrol Proyek
5.       Penutupan/Akhir Proyek

Manajemen Integrasi Proyek adalah tiang penyangga yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh seluruh knowledge area dalam Manajemen Proyek dan melibatkan koordinasi seluruh knowledge area dalam project life cycle
Proses utama dalam manajemen integrasi proyek
1.       Membangun Project Charter
Project Charter adalah dokumen formal yang menyatakan keberadaan sebuah proyek dan memberikan arahan akan tujuan dan manajemen proyek.

2.       Membangun Preliminary Scope Statement
Preliminary Scope Statement adalah scope statement awal yang dibangun selama inisiasi proyek agar seluruh tim proyek dapat segera memulai diskusi pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan proyek sesuai dengan ruang lingkup proyek
3.       Membangun Project Management Plan
Project management plan adalah dokumen yang dapat digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek
4.       Mengarahkan dan mengelola ekseskusi proyek
Eksekusi Proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan
5.       Monitoring & Kontroling proyek
Output penting dari proses ini adalah rekomendasi tindakan korektif atau preventif.  Korektif dalam rangka meningkatkan kinerja proyek, preventif dalam rangka mereduksi probabilitas konsekuensi negatif yang berkaitan dgn resiko proyek
6.       Melakukan dan mengendalikan perubahan proyek secara terintegrasi
Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan dalam rangka menjamin bahwa perubahan akan membawa keuntungan (cross cek scope, time, cost & quality)
7.       Menutup Proyek
Mengakhiri semua aktivitas dan menyampaikan hasil kerja proyek (tuntas/tidak) pada orang yang tepat
                - prosedur administratif penutupan
                - prosedur penutupan kontrak
                - produk akhir
                - organizational process asset updates


Sistem control perubahan adalah proses yang terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumen-dokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah
Ruang Lingkup Proyek adalah acuan semua pekerjaan yang termasuk harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, beserta proses-proses yang dilakukan untuk membuat produk yang dimaksud.
Ruang Lingkup/ Batasan Proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak akan dikerjakan dalam proyek .
Identifikasi Proyek Potensial
1.       Kebanyakan organisasi mengikuti proses perencanaan dalam memilih proyek  IT
2.       Membangun Rencana strategis IT berdasarkan rencana strategis organisasi secara menyeluruh.
3.       Analisis Area Bisnis
4.       Mendefinisikan proyek yang potensial
5.       Memilih proyek IT dan menempatkan sumber daya yang dibutuhkan